Module Facturation directe

Ce module a été intégré au cœur Gesteos mais celui-ci est actuellement prévu l'environnement Quadro. Certains fonctionnements présentés ci-après sont donc destinés à cet environnement en particulier.

Ce module est intégré au cœur Gesteos et se présente sous la forme d'un seul écran. Le but de la facturation directe est de pouvoir générer des factures dans Gesteos sans avoir besoin de créer une affaire (et donc un projet) pour cela. Le but est de permettre la facturation des intermédiaires (poseurs, fournisseurs, ...) de l'utilisateur de manière simplifiée.

Fonctionnement général

La fonctionnalité est disponible dès lors que l'utilisateur a la possibilité d'éditer des factures dans Gesteos.

La création et la gestion des factures directes s'effectuent depuis le contact que l'on souhaite facturer et cela même si le contact a déjà une ou des affaire(s) en cours.

Pour accéder à l'écran de facturation directe, il y a deux méthodes :

• Depuis un contact sans affaire

  • Aller sur la fiche du contact concerné puis cliquer sur le bouton « Facturation directe ».

• Depuis un contact avec une affaire

  • Cliquer sur l'affaire concernée, sur la fiche affaire, cliquer sur le bouton « Coordonnées » en haut à gauche de l'écran pour faire apparaître la fiche du contact puis cliquer sur le bouton « Facturation directe ».

L'écran se présente de la manière suivante :

• Une partie permettant la création d'une facture

  • Date de facturation (obligatoire)

    • Non modifiable et positionnée à la date du jour

  • Prestation (obligatoire)

    • Affiche une liste de prestations disponibles pour la facturation directe.

  • Montant HT (obligatoire)

    • Est recalculé automatiquement si le montant TTC est modifié manuellement en fonction de la TVA

  • TVA à appliquer (obligatoire)

  • Montant TTC (obligatoire)

    • Est recalculé automatiquement si le montant HT est modifié manuellement en fonction de la TVA

  • Description (facultative)

  • Bouton « Générer » une fois toutes les informations remplies, permet de générer la facture directe.

• D'une seconde partie composée d'une liste affichant les factures directes déjà créées pour le contact concerné.

  • Utilisateur : Utilisateur qui a créé la facture

  • Facture : N° de la facture directe

    • Les numéros de facture directe sont basés sur la même souche de numéro que les factures « classiques » (acomptes, avoirs, facture finale, ...)

  • Date : Date d'édition de la facture

  • Prestation : Prestation facturée

  • Description : Affichage de la description saisie

  • PV TTC : Prix TTC facturé

  • Date de règlement : Date à laquelle un règlement a été perçu.

    • Vide le temps que le règlement n'a pas été perçu.

  • Boutons d'actions :

  • PDF : Permet d'afficher la facture

  • Règlement : Permet de saisir le règlement de la facture

  • Avoir : Permet de générer une facture d'avoir si une erreur a été faite sur la facture directe.

• Pour sortir de l'écran, il suffit de cliquer sur le bouton « Coordonnées » en haut à gauche pour revenir sur la fiche du contact ou de cliquer sur le menu de gauche dans Gesteos.

Création d'une facture directe

Pour créer une facture directe, il suffit de renseigner les éléments cités précédemment et de cliquer sur le bouton « Générer ». Un message de confirmation va apparaître pour valider la création de la facture directe qui va ensuite apparaître dans la liste.

Consultation des factures directes

Les factures directes peuvent être consultés de deux façons :

• En allant sur le contact concerné puis en cliquant sur le bouton « Facturation directe ». Il est alors possible de consulter la liste des factures directes liées au contact et de les afficher.

• Sur le facturier, accessible depuis le tableau de bord « Gérer mon activité ». Les factures directes sont affichées au même titre que les factures « classiques » si elles ont été générées dans la période filtrée. Celles-ci sont consultables et peuvent être exportées depuis cet écran.

Règlement d'une facture directe

Pour percevoir le règlement d'une facture, il faut forcément se rendre sur la liste des factures directe du contact concerné.

Une fois sur la liste, cliquer sur le bouton « Règlement » de la facture à percevoir.

• Une fenêtre va apparaitre pour saisir les informations du règlement

  • Mode de règlement de la facture

  • Numéro de pièce de la facture

  • Date à laquelle la facture a été acquitté

  • A NOTER : Le règlement de la facture est à percevoir en une fois, il n'est pas possible de modifier le montant du règlement.

• Cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider le règlement.

Une fois le règlement validé, l'écran va s'actualiser et va ressembler à celui-ci-dessous.

• Le bouton « Règlement » est remplacé par le bouton « Archiver » dont nous verrons le fonctionnement ci-après.

Faire un avoir sur une facture directe

Pour réaliser un avoir après avoir fait une facture directe, cliquer sur le bouton « Avoir » pour ouvrir la fenêtre suivante

• Pour réaliser un avoir :

  • Date de l'avoir (obligatoire)

  • Libellé (obligatoire)

  • Commentaires (facultatif)

  • Montant HT (obligatoire)

  • Taux de TVA (obligatoire)

  • Montant TTC (obligatoire)

• Cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider l'avoir.

Pour consulter l'avoir une fois celui-ci validé, cliquer sur le bouton en forme de flèche apparaissant en début de ligne.

Archivage d'une facture directe

Pour archiver une facture directe, cliquer sur le bouton « Archiver » de la facture concernée.

Une fois la facture directe archivée, celle-ci n'apparaîtra plus sur l'écran de facturation directe du client concerné.

Les factures directes archivées peuvent être retrouvées sur le facturier ainsi que sur l'écran de recherche des clients.