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Module comptabilité

Ce module permet de paramétrer un plan comptable et tous ses comptes sur une société dans Gesteos afin de pouvoir exporter celui-ci au format Excel sous forme de journaux.

Présentation des comptes paramétrables​

Avant de détailler le fonctionnement du module, une présentation des comptes et journaux pouvant être paramétrés est faite au préalable. La configuration des comptes permet la réalisation de l'export comptable dans Gesteos. Chaque compte est brièvement présenté en indiquant pour chacun son impact dans le plan comptable.

Journaux du plan comptable​

  • Journal des ventes « VE » : Comptabilise les affaires passées en étape facture entre les dates spécifiées

  • Journal des acomptes « VA » : Comptabilise les acomptes perçus dans la période sélectionnée

  • Journal des règlements « RE » : Comptabilise les règlements réalisés dans la période sélectionnée.

Comptes « globaux » (comptes par défaut)​

Tous les comptes paramétrés ici sont utilisés par défaut à moins qu'un compte spécifique (client, produits, etc..., voir ci-après) ne soit paramétré dans le plan comptable.

  • Acompte : Compte Acompte par défaut (fallback, souvent 419).

    • Dans le journal VE : Montant déjà payé

  • Acompte + Taux de TVA : Compte Acompte par défaut pour le taux de TVA associé au montant d'acompte.

  • Charges diverses gestion courante : compte utilisé seulement en cas de déséquilibre Débit/Crédit.

  • Client : Compte Client par défaut (fallback, souvent 411).

    • Dans le journal VE : Restant à payer

  • Client + Taux de TVA : Compte Client par défaut pour le taux de TVA associé au montant

  • Produit divers gestion courante : Utilisé seulement en cas de déséquilibre Débit/Crédit.

    • Permet de gérer les faibles écarts entre Débit et Crédit notamment dans le cas d'arrondi par exemple.

  • Produits et services : Compte par défaut (fallback). Prend en compte la typologie en priorité.

  • Remise : Compte de Remise (Souvent 709).

    • Possibilité de ne pas afficher les remises sur une ligne à part.

    • Si "Ne pas afficher" est coché, le montant est imputé sur le compte Acompte du client.

  • Remise + Taux TVA : Compte de Remise pour le taux de TVA associé.

    • Possibilité de ne pas afficher les remises sur une ligne à part.

    • Si "Ne pas afficher" est coché, le montant est imputé sur le compte Acompte du client (Acompte+Taux de TVA). Son compte fallback est le comte "Remise".

  • Virement interne : Compte par défaut dans le journal RE pour le montant total du règlement si le compte associé au mode de paiement n'a pas été configuré.

Comptes « Clients et acompte »​

Comptes à paramétrer pour des exceptions ou surcharges spécifiques client.

  • Acompte : Compte Acompte d'un client.

  • Acompte + Taux de TVA : Compte Acompte d'un client pour un taux de TVA spécifique.

  • Facture : Compte Client dans le plan comptable pour un client spécifique.

  • Facture + Taux de TVA : Compte Client dans le plan comptable pour un client ET pour un taux de TVA spécifique.

Comptes « Eco-participation »​

Comptes permettant la gestion ficale.

  • Eco-contribution : Compte destiné aux écocontributions.

    • Uniquement dans le journal VE.

    • Possibilité d'en configurer pour les 4 types d'écocontribution connus.

  • Eco-contribution + Taux de TVA : Compte destiné aux écocontributions, pour un taux de TVA spécifique.

    • Uniquement dans le VE.

Comptes « Mode de paiement »​

Comptes dépendant du mode de règlement.

  • Mode de paiement : Utilisé dans le journal RE pour le Total TTC du paiement, selon le moyen de paiement (chèque, virement etc).

Comptes « TVA »​

Comptes permettant la gestion ficale.

  • TVA : Compte destiné aux montants de TVA.

  • TVA -- Acompte : Compte destiné aux montants de TVA d'acompte.

Comptes « Typologie de produits »​

Comptes permettant d'effectuer une comptabilité par famille de produit.

  • Typologie : Compte utilisé pour détailler le montant associé à la typologie (meuble, électro, pose etc...). Seulement dans le journal VE.

    • Fallback du compte "Typologie + Taux de TVA"

  • Typologie + Taux de TVA : Compte utilisé pour afficher le montant associé à la typologie ET au taux de TVA associé (Exemple Meubles à 10%, Meubles à 20%) uniquement dans le journal VE.

Exemple 100€ meubles à 20% de TVA => typologie meuble, taux de tva 20, on prend le compte paramétré pour la typologie Meuble ET le taux de Tva 20%.

Fonctionnement général​

La fonctionnalité est activable par le biais d'un droit société « Module Comptabilité » afin de proposer aux utilisateurs la création d'un export comptable.

L'objectif du module est de permettre à une société de paramétrer les comptes comptables à utiliser de manière flexible pour :

  • Les règles globales

    • Comptes par défaut, remises, arrondis, virements

  • Les clients

    • Factures et acomptes

  • La TVA

    • Standard ou sur les acomptes

  • Les éco-contributions

  • Les typologies de produits (typologies = type statistiques Gesteos)

    • Ventes simples et TVA

  • Les modes de paiement

Pour le paramétrage du plan, un nouvel onglet « Comptabilité » est disponible dans la configuration société lorsque le module est activé et celui-ci se présente de la manière suivante :

  • Un menu « Configuration des comptes de comptabilité » permet de paramétrer les différents comptes pour les cinq points évoqués ci-dessus.

  • Chaque « catégorie » possède une fenêtre de paramétrage qui permet de venir saisir les comptes qui lui sont associés

    • Il n'est pas possible de paramétrer plusieurs fois le même compte.

  • Chaque catégorie affiche en colonne les informations qui lui sont propres

    • Rôle : type de compte

    • Compte : Numéro du compte dans le plan comptable

    • TVA : taux de TVA associé au compte paramétré

    • Afficher : Permet d'indiquer ou non si le compte doit afficher les lignes de remises qui lui sont associées quand il en existe.

  • Pour créer un nouveau compte, il faut cliquer sur le bouton « + » en haut à droite d'une catégorie pour afficher la modale de création qui lui est associée.

  • Sur chaque ligne de compte, deux boutons d'actions disponibles :

    • Editer (crayon)

    • Supprimer (corbeille)

  • Lors de la création d'une sociétés fille, celle-ci récupère les comptes déjà paramétrées sur la société parente.

    • Cependant, la société fille a ensuite son plan comptable propre car les modifications effectuées sur le plan comptable de la société de référence ne sont pas réimpactées sur la société fille.

Le module permet également d'éditer un export comptable au format Excel reprenant les comptes paramétrés dans la configuration de la société concernée. Celui-ci est disponible sur l'écran du facturier grâce au bouton « Export comptable sur la période » disponible en haut à droite de l'écran.

Lors de l'édition de l'export comptable, Gesteos va donc récupérer et classer les données comptables par comptes paramétrés.

Les écritures comptables devant être à l'équilibre, Gesteos va détecter toute anomalie de montants sur des lignes de débit/crédit et au besoin avoir le comportement suivant :

  • Lorsque le montant détecté est « léger »

    • Gesteos colore la ligne en jaune/orange afin d'indiquer qu'un léger écart est constaté

    • Si cela est possible dans la colonne « Alerte » de la ligne identifiée, la raison de l'anomalie sera détaillée.

  • Lorsque le montant détecté sur une ligne est anormal

    • Gesteos colore la ligne en rouge afin d'indiquer que l'écriture concernée est en erreur et nécessite une correction.

    • Si cela est possible dans la colonne « Alerte » de la ligne identifiée, la raison de l'anomalie sera détaillée.

Modèles d'export comptable​

A ce jour il existe deux templates (modèle) Excel mis en place pour l'export comptable sur Gesteos :

  • Le premier, considéré être celui « par défaut » concerne toutes les applications sauf Inova.

  • Le second est spécifique à Inova

A noter que si des clients souhaitent des modèles d'exports particuliers et que cela est validé, il est tout à fait possible que d'autres modèles voient le jour.

Modèle générique​

L'ordre et le format des colonnes de l'export comptable « Inova » sont les suivants :

  • Code journal (3 caractères maximum)

  • Etablissement

    • Afficher seulement si la société en comporte

  • Date (jj/mm/aaaa)

  • N° de compte (15 caractères maximum)

    • Pour les comptes alphanumériques, lettres en majuscule.

  • Débit

  • Crédit

  • N° de pièce (10 caractères maximum)

  • Libellé (30 caractères maximum)

    • Au format {contremarque} {type} {piece} {detail} {taux} où :

      • Type : "acompte" ou "facture final" etc...

      • Pièce : numéro de pièce comptable (numéro de facture finale ou d'acompte ou d'avoir, ...)

      • Détail et taux (facultatifs) : permettent d'indiquer s'il s'agit d'un montant de TVA, un montant TTC, ...

  • Alerte

Modèle Inova​

L'ordre et le format des colonnes de l'export comptable « Inova » sont les suivants :

  • Code journal (3 caractères maximum)

  • N° de compte (15 caractères maximum)

    • Pour les comptes alphanumériques, lettres en majuscule.

  • Date (jj/mm/aaaa)

  • Libellé (30 caractères maximum)

  • N° de pièce (10 caractères maximum)

  • Colonne vide

  • Colonne vide

  • Débit

  • Crédit

  • Echéance

    • RE : Date du règlement

    • VA et VE : Date de la facture

  • Etablissement

    • Afficher seulement si la société en comporte

  • Alerte