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Configurer les services externes

Compte Externe Société​

droits​

L'administrateur Gesteos doit aller dans le menu d'administration : .

Il choisit l'onglet « Sociétés » qui permet de lister l'ensemble des sociétés disponibles sur l'application.

Sur la société désirée, on peut lui affecter des options (droits) en cliquant sur la clé : .

Une fenêtre apparait avec les options disponibles.

Pour la gestion des mails, il faut aller dans la section « Droits » :

Les options disponibles sont :

  • Connecter un compte Ocus pour activer la configuration au module « Ocus ». Les informations apparaitront dans la section « Services externes » de la fiche société dans l'onglet « Paramétrage ».

  • Configurer Microsoft Azure Active Directory pour activer la configuration pour l'accès au compte Microsoft (Suite Office 365) pour l'utilisation des comptes externes société ou utilisateur. Les informations apparaitront dans la section « Services externes » de la fiche société dans l'onglet « Paramétrage ».

  • Configurer Google API pour activer la configuration pour l'accès au compte Google (Google Suite) pour l'utilisation des comptes externes société ou utilisateur. Les informations apparaitront dans la section « Services externes » de la fiche société dans l'onglet « Paramétrage ».

  • Connecter un compte Microsoft permet d'utiliser un ou plusieurs comptes Microsoft pour la société. Les informations apparaitront dans la section « Comptes externes » de la fiche société dans l'onglet « Information ».

  • Connecter un compte Google permet d'utiliser un ou plusieurs comptes Microsoft pour la société. Les informations apparaitront dans la section « Comptes externes » de la fiche société dans l'onglet « Information ».

Remarque :

L'utilisation des options « Connecter un compte Microsoft » ou « Connecter un compte Google » désactive le droit « Connecter un compte Google » ou « Connecter un compte Microsoft » des utilisateurs de la société.

Toutes les connexions des utilisateurs de la société aux comptes externes sont coupées.

Création des comptes​

Par société​

Quand les droits « Connecter un compte Microsoft » ou « Connecter un compte Google » sont choisis, l'administrateur de la société peut configurer les comptes mails et calendriers à utiliser dans Gesteos.

L'administrateur de la société accède à la configuration société via le menu configuration .

Sur l'onglet « Information » de la fiche société, la section « Comptes externes » est disponible :

Le bouton fait apparaitre une fenêtre pour paramétrer le compte externe :

Les options disponibles (Fonctionnalités) permettent de déterminer comment sera utilisé le compte externe :

  • Communication client : Si les utilisateurs ont le droit « Module Communication », l'adresse mail de la société leur permet d'échanger avec les clients et les fournisseurs.

  • Planning société : les calendriers du compte externe seront utilisés pour la gestion des affaires :

    • pour les évènements

    • pour les dates de l'affaire :

      • date de métré,

      • date de livraison,

      • date de mise à disposition,

      • date de pose

  • Planning utilisateur : les calendriers du compte externe seront utilisés pour la gestion des clients

    • pour les événements

      • ils apparaitront aussi pour les événements de l'affaire

    • pour la découverte

  • Passage des commandes fournisseur : le compte externe sera utilisé pour l'envoi des commandes fournisseurs.

Une fois le compte créé, une ligne apparait dans la liste des comptes externes de la société :

A partir de la liste des comptes externes, l'administrateur de la société peut :

  • « Se déconnecter » un compte externe. Les calendriers ne seront plus accessibles.

  • permet de définir les calendriers par défaut. Le calendrier désigné sera utilisé si l'utilisateur n'a pas de calendriers.

  • permet de supprimer le compte externe

Remarques :

  1. Si la société n'a que l'option « Connecter à un compte Google », il n'y aura que le bouton « Se connecter à Google ». De même pour l'option « Connecter à un compte Microsoft ».

Dans notre cas, les 2 boutons apparaissent car la société a les 2 options.

  1. Une fonctionnalité ne sera utilisée qu'une seule fois par société.

  2. Toutes les fonctionnalités peuvent être associées à un compte externe.

Par utilisateur​

Quand les droits « Connecter un compte Microsoft » ou « Connecter un compte Google » sont cochés sur un utilisateur, il lui est alors possible de connecter un service externe. Pour cela :

  • Cliquer sur le bouton « Configuration » .

  • Dans l'onglet « Identifiants », la partie « Comptes externes » les boutons « se connecter » seront disponibles en fonction des droits cochés.

  • L'utilisateur pourra alors se connecter au service externe avec le compte associé.

Le compte lié permettra à Gesteos d'envoyer des mails et de créer des évènements dans le calendrier de l'utilisateur.

Gestion des calendriers​

Calendrier par défaut​

Dans la liste des comptes externes, l'administrateur de la société pourra définir des calendriers par défaut via le pictogramme .

L'accès au calendrier par défaut ouvre une fenêtre pour définir le calendrier qui sera utilisé par défaut :

Remarque :

Si c'est le même compte externe qui gère le planning société et le planning utilisateur, une colonne apparait pour définir quel sera le calendrier utilisateur par défaut.

Calendrier par utilisateur​

Pour affecter un calendrier à un utilisateur, l'administrateur de la société doit aller dans l'onglet « Utilisateurs » de la fiche société :

Dans la liste des utilisateurs, le pictogramme permet d'accéder à la fenêtre des calendriers des comptes paramétrés de la société :

Il suffit de cocher les calendriers voulus pour la gestion des plannings société et les plannings utilisateur et d'enregistrer.